Schnell, ortsunabh\u00e4ngig und m\u00f6glichst automatisiert \u2013 so sollen Unternehmensprozesse heute sein. Digitale Dokumentenmanagement-Anwendungen schaffen die Basis f\u00fcr Prozesseffizienz. Sie sind jedoch mehr als ein Kostensenker. Sie verbessern Kundenzufriedenheit, Zusammenarbeit und Gesch\u00e4ftskontinuit\u00e4t und haben sich damit zu einer strategischen Notwendigkeit entwickelt.<\/p>\n\n\n\n
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen, wo liegen ihre Grenzen und was sind neue Trends? Ein \u00dcberblick. <\/p>\n\n\n\n
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?<\/a> Jeden Tag werden in Unternehmen neue Dokumente erzeugt und empfangen, in analoger und digitaler Form. Schnell entsteht ein Geflecht aus physischen Ablagen, Sharepoints und lokalen digitalen Speichern. Damit Mitarbeiter jederzeit schnell ben\u00f6tigte Dokumente in ihrer aktuellen Fassung finden, k\u00f6nnen Unternehmen Dokumentenmanagement Software, oder Englisch Document Management Systems (DMS), einsetzen. <\/p>\n\n\n\n Als DMS werden digitale Anwendungen bezeichnet, mit denen sich der gesamten Lebenszyklus eines Dokuments managen l\u00e4sst. Physische Dokumente werden zun\u00e4chst digitalisiert, um anschlie\u00dfend mit anderen digitalen Dokumenten strukturiert gespeichert, auffindbar gemacht und sp\u00e4ter rechtskonform archiviert zu werden.<\/p>\n\n\n\n Obwohl viele Unternehmen die Notwendigkeit eines digitalen Dokumentenmanagements sehen und ein DMS in der einen oder anderen Form nutzen, sch\u00f6pfen viele die technologischen M\u00f6glichkeiten nicht aus. <\/p>\n\n\n\n 76% der deutschen Unternehmen nutzen ein digitales Dokumentenmanagement (Digital Office Index 2021, Bitkom<\/a>)<\/p>\n\n\n\n Die Begriffe Document Management System und Enterprise Content Management System (ECM) werden in Deutschland meist synonym verwendet. Streng genommen, umfassen ECM-Systeme aber mehr Funktionen, zum Beispiel zur Workflow-Optimierung. Sie verwalten auch nicht ausschlie\u00dflich Dokumente, sondern s\u00e4mtliche Unternehmensinhalte, wie beispielsweise E-Mails, Datenbanken, Videos und Bilder. Ein DMS kann als Teilbereich eines ECM betrachtet werden.<\/p>\n\n\n\n Ein Content-Management-System (CMS) hat dagegen keine \u00dcberschneidung mit einem DMS. Nutzer k\u00f6nnen \u00fcber CMS Inhalte f\u00fcr Websites und andere digitale Kan\u00e4le ver\u00f6ffentlichen. <\/p>\n\n\n\n Traditionell bildet Dokumentenmanagement Software f\u00fcnf Kernfunktionen ab: Sie unterst\u00fctzen die Erfassung, Indexierung, Verteilung und Archivierung sowie L\u00f6schung. <\/p>\n\n\n\n Liegen die Dokumente digital vor, werden sie automatisch vom DMS erfasst. Physische Dokumente k\u00f6nnen von einer automatischen Dokumentenerkennung via k\u00fcnstliche Intelligenz oder Optical Character Recognition (OCR) erfasst und in das DMS \u00fcbertragen werden. <\/p>\n\n\n\n Die erfassten Dokumente werden vom System indexiert, um die sp\u00e4tere Auffindbarkeit zu vereinfachen. Unternehmen entscheiden, welche Kriterien und Schlagworte sie f\u00fcr die Indexierung verwenden m\u00f6chten. Inwieweit manuelle und automatische Indexierungen zum Einsatz kommen, unterscheidet sich je nach Software. <\/p>\n\n\n\n Moderne Dokumentenmanagement Software verteilt neue Dokumente automatisch an relevante Teams und integriert die Dateien in bestehende Workflows. Je nach Konfiguration werden automatisch Alerts gegeben und weitere Bearbeitungsschritte angesto\u00dfen. <\/p>\n\n\n\n Dokumente, die nicht mehr im Unternehmensalltag ben\u00f6tigt werden, lassen sich im Dokumentenmanagement-System rechtskonform archivieren. Sind die Regeln einmal konfiguriert, findet die Archivierung automatisch statt, sodass die operativen IT-Systeme entlastet werden. <\/p>\n\n\n\n Nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungspflichten k\u00f6nnen Dokumente \u00fcber das DMS einfach und rechtssicher gel\u00f6scht werden. <\/p>\n\n\n\n Dokumentenmanagement-Systeme sind eine Investition, die sich mittel- und langfristig auszahlt \u2013 vor allem, wenn Unternehmen nicht nur Dokumente, sondern s\u00e4mtlichen Content in einer zentralen Plattform (ECM) erfassen. <\/p>\n\n\n\n Als Cloud-Anwendungen sind diese Dokumente von \u00fcberall abrufbar \u2013 aus dem Homeoffice genauso wie vom Gesch\u00e4ftsstandort in S\u00fcdamerika. Echtzeit-Synchronisation und Suchfunktionen beschleunigen den Informationsfluss, minimieren Abstimmungen und verk\u00fcrzen Bearbeitungszeiten. <\/p>\n\n\n\n Integrierte Berechtigungssysteme erm\u00f6glichen es, den Zugriff auf Dokumente und ihre Verteilung detailliert zu steuern. \u00dcber Audit Trails k\u00f6nnen Compliance-Verantwortliche leicht nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann auf welche Dokumente zugegriffen hat. Die zentrale Verwaltung in einer einzigen Plattform erleichtert es nicht nur, Compliance-Standards einzuhalten, sondern auch IT-Sicherheitsma\u00dfnahmen zu optimieren.<\/p>\n\n\n\n Das digitale Dokumentenmanagement kann zu einer Automatisierung von Workflows beitragen. Im Support und Service k\u00f6nnen Kundenanfragen schneller bearbeitet werden, wenn Anfragen automatisch richtig zugestellt und Informationen schnell auffindbar sind. <\/p>\n\n\n\n Die Einf\u00fchrung eines digitalen Dokumentenmanagement Systems bietet viele Kostenvorteile. Als Cloud-L\u00f6sung minimieren die Anwendungen den Wartungsaufwand durch die eigene IT. Gleichzeitig steigt die Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter durch Workflow-Automatisierungen und schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten. Der manuelle Aufwand f\u00fcr die rechtskonforme Speicherung und Archivierung sinkt ebenfalls, um nur einige Beispiele zu nennen. <\/p>\n\n\n\n An Auswahl von DMS mangelt es nicht. Neben bekannten Software-Gr\u00f6\u00dfen wie Microsoft und Adobe gibt es eine Reihe spezialisierter und etablierter Anbieter. Pauschal l\u00e4sst sich keine Software-Empfehlung aussprechen. Um zielgerichtet Angebote zu sondieren, empfiehlt es sich eine Anforderungsliste zu erstellen: <\/p>\n\n\n\n Welche Funktionen sind ein Must-have? Welche Integrationen m\u00fcssen m\u00f6glich sein? Welche Service-Leistungen wird erwartet? Welche Preisrange ist akzeptabel? <\/p>\n\n\n\n Stellen Sie die f\u00fcr Sie wichtigen Faktoren zusammen, priorisieren Sie Ihre Anforderungen und verschaffen Sie sich einen \u00dcberblick \u00fcber St\u00e4rken und Schw\u00e4chen der einzelnen Anwendungen.<\/p>\n\n\n\n Die technologischen M\u00f6glichkeiten haben sich in den vergangenen drei Jahren enorm weiterentwickelt. Systeme, die noch nicht auf k\u00fcnstliche Intelligenz setzen, sollten skeptisch be\u00e4ugt werden. <\/p>\n\n\n\n Ein gro\u00dfes Manko klassischer DMS ist ihre Suchfunktion. <\/p>\n\n\n\n Die Anwendungen arbeiten mit Verschlagwortung und einer exakten Suche. Das hei\u00dft: Wenn ein HR-Mitarbeiter die CVs der Angestellten nach bestimmten Schl\u00fcsselqualifikationen durchsuchen m\u00f6chte, um eine Projektstelle zu besetzen, muss er das exakte Wording des Dokuments treffen, damit der Mitarbeiter gelistet wird. Wenn ein Mitarbeiter in seinem CV von \u201eSupply Chain\u201c schreibt, der Personaler aber nach \u201eLieferketten\u201c sucht, wird das Profil nicht angezeigt. Hierf\u00fcr m\u00fcssten fortgeschrittene KI-Algorithmen in die Anwendung integriert sein.<\/p>\n\n\n\n Ein anderer Nachteil klassischer DMS: die beschr\u00e4nkte Automatisierung.<\/p>\n\n\n\n Da DMS die Dokumente nicht auf Inhaltsebene verstehen, k\u00f6nnen sie Dokumente nur nach Typ oder Schlagworten erkennen und manuelle Bearbeitung nur sehr begrenzt ersetzen. Gerade im Kundensupport wiederholen sich Fragen allerdings und Antworten k\u00f6nnten standardisiert erstellt und automatisch versandt werden. Dazu muss jedoch eine KI in das Dokumentenmanagement integriert sein, die die Dokumente \u00e4hnlich verl\u00e4sslich wie ein Mensch \u201eversteht\u201c. Denn Kunden formulieren ihre Anfragen ganz unterschiedlich und klassische DMS k\u00f6nnen die Inhalte nicht verl\u00e4sslich einsch\u00e4tzen. <\/p>\n\n\n\n Unsere Empfehlung ist daher: Pr\u00fcfen Sie neue Anwendungen auf KI Features und modernisieren Sie bestehende Dokumentenmanagement-Systeme mit KI-Erweiterungen. <\/p>\n\n\n\n Jedes Unternehmen managt seit jeher seine Dokumente. Irgendwie. Die Zeit, in der einfache Ablagesysteme akzeptabel waren, ist allerdings vorbei. In der agilen, Remote-First-Arbeitswelt k\u00f6nnen es sich Unternehmen nicht leisten, auf die Vorteile digitaler Unterst\u00fctzung zu verzichten. Nicht im Marketing, nicht in der Produktentwicklung und auch nicht beim Dokumentenmanagement. <\/p>\n\n\n\n Weitere Faktoren, warum Unternehmen derzeit verst\u00e4rkt in DMS investieren: Die Entwicklung hin zum papierlosen B\u00fcro, steigende Compliance-Anforderungen und Automatisierungsvorteile. Fortune Business Insight<\/a> prognostiziert ein Wachstum des Markts f\u00fcr Dokumentenmanagement Systeme von 5,55 Milliarden US-Dollar 2022 auf 16,42 Milliarden US-Dollar 2029.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
DMS vs. ECM vs. CMS<\/a>
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement?<\/a>
Dokumentenmanagement: Vorteile, die f\u00fcr sich sprechen<\/a>
Welche Software ist die richtige f\u00fcr Ihr Unternehmen?<\/a>
K\u00fcnstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement<\/a>
Fazit<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\nWas ist ein Dokumentenmanagement-System?<\/h2>\n\n\n\n
DMS vs. ECM vs. CMS<\/h2>\n\n\n\n
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement?<\/h2>\n\n\n\n
Erfassung <\/h3>\n\n\n\n
Indexierung<\/h3>\n\n\n\n
Verteilung <\/h3>\n\n\n\n
Archivierung <\/h3>\n\n\n\n
L\u00f6schung <\/h3>\n\n\n\n
Dokumentenmanagement: Vorteile, die f\u00fcr sich sprechen<\/h2>\n\n\n\n
Effiziente Zusammenarbeit<\/h3>\n\n\n\n
Compliance und Datensicherheit <\/h3>\n\n\n\n
H\u00f6here Kundenzufriedenheit <\/h3>\n\n\n\n
Hohe Kostenersparnis<\/h3>\n\n\n\n
Welche Software ist die richtige f\u00fcr Ihr Unternehmen? <\/h2>\n\n\n\n
K\u00fcnstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement <\/h2>\n\n\n\n
Fazit <\/h2>\n\n\n\n