Vertr\u00e4ge sind die Schlagader eines Unternehmens. Verz\u00f6gerungen bei Vertragsunterzeichnungen wirken sich direkt auf den Umsatz aus. Das Nadel\u00f6hr der Produktivit\u00e4t: die Rechtsabteilungen. Volatile Marktverh\u00e4ltnisse, komplexe Gesch\u00e4ftsbeziehungen und Rechtsgrundlagen erh\u00f6hen die Arbeitsbelastung. Ein L\u00f6sungsansatz, um Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, sind Legal Tech und automatisierte Vertragspr\u00fcfung. <\/p>\n\n\n\n
Wir geben einen \u00dcberblick, welche Software in welchen Vertragsprozessen effektiv unterst\u00fctzen kann, wie Anwender eine hohe Qualit\u00e4t bei Vertragspr\u00fcfungstools sicherstellen und wie Rechtsabteilungen ihre Zukunftsf\u00e4higkeit verbessern.<\/p>\n\n\n\n
Mehr als 9% Umsatz verlieren Unternehmen im Durchschnitt aufgrund von langsamen Prozessen in ihrem Vertragsmanagement. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Verbands World Commerce and Contracting<\/a>. Die wirtschaftlichen Auswirkungen langsamer Vertragsprozesse schwanken, je nach Branche und Unternehmensgr\u00f6\u00dfe. Wer aber in einer Rechtsabteilung arbeitet, wird best\u00e4tigen k\u00f6nnen: Vertragsmanagement ist zeitintensiv, weil es mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist. <\/p>\n\n\n\n Laut einer EY-Studie<\/a> wird die Arbeitsbelastung in den kommenden Jahren um durchschnittlich 25% steigen, ohne dass die personelle Besetzung aufgestockt wird. Dass die Investitionen f\u00fcr Technologie in die H\u00f6he schie\u00dfen, ist nur eine logische Folge. 70% der Unternehmen haben zwar eine Technologie-Strategie f\u00fcr ihr Vertragsmanagement erarbeitet, allerdings fehlen 99 die Daten und technologische Basis, um effektive Ver\u00e4nderungen umzusetzen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n Legal Tech ist ein Buzzword, das in keiner Diskussion um effizientere Prozesse in Rechtsabteilungen fehlt. <\/p>\n\n\n\n Legal Tech bezeichnet alle digitalen Anwendungen, die speziell daf\u00fcr entwickelt wurden, juristische T\u00e4tigkeiten zu beschleunigen, die Effektivit\u00e4t juristischer Unterst\u00fctzung zu verbessern und Menschen den Zugang zu juristischen Dienstleistungen zu vereinfachen. <\/p>\n\n\n\n Das Spektrum an Legal Tech ist gro\u00df und reicht von einfachen regelbasierten Anwendungen wie Dokumentenmanagement-Systemen f\u00fcr Kanzleien bis zu Legal Tech KI, d.h. Tools, die Arbeitsprozesse mithilfe von k\u00fcnstlicher Intelligenz automatisieren.<\/p>\n\n\n\n Im Vertragsmanagement kann Legal Tech in s\u00e4mtlichen Phasen des Vertragslebenszyklus eingesetzt werden, von der Vertragspr\u00fcfung<\/a> bis zur Dokumentenarchivierung. <\/p>\n\n\n\n Welche Lebensphasen ein Vertrag durchl\u00e4uft, variiert je nach Vertragstyp. Einzelne Phasen k\u00f6nnen \u00fcbersprungen werden und auch die Reihenfolge der Phasen ist nicht generalisierbar. Grunds\u00e4tzlich lassen sich jedoch f\u00fcnf Phasen im Vertragsmanagement unterscheiden. Mit zahlreichen Ansatzpunkten f\u00fcr digitale Unterst\u00fctzung.<\/p>\n\n\n\n In dieser Phase wird entschieden, dass ein Vertrag geschlossen werden soll, zum Beispiel weil ein Produkt verkauft oder eine Gesch\u00e4ftspartnerschaft eingegangen wird. <\/p>\n\n\n\n \u00dcber Anwendungen zur Dokumentenautomatisierung k\u00f6nnen Juristen auf standardisierte Vertragsvorlagen zur\u00fcckgreifen, die die Entwurfserstellung beschleunigen. Andere L\u00f6sungen bieten Add-Ins f\u00fcr Texteditoren, damit Anwender direkt aus dem Vertragsdokument heraus in juristischen Datenbanken recherchieren k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n In dieser Phase werden die Bedingungen des Vertrags ausgehandelt, einschlie\u00dflich des Preises, der Leistungen und der Haftung. Mitarbeiter pr\u00fcfen Vertragsentw\u00fcrfe und -vorlagen.<\/p>\n\n\n\n Cloud-basierte Software-L\u00f6sungen k\u00f6nnen den Prozess vereinfachen, indem die verschiedenen Parteien direkt in einem zentralen Dokument \u00c4nderungsw\u00fcnsche und Kommentare an diskussionsw\u00fcrdigen Passagen hinterlassen.<\/p>\n\n\n\n Der Vertrag wird unterzeichnet und beide Vertragsparteien tauschen die notwendigen Dokumente und Unterlagen aus.<\/p>\n\n\n\n Anwendungen f\u00fcr digitale Signaturen machen Vor-Ort-Termine \u00fcberfl\u00fcssig und verk\u00fcrzen Wartezeit durch den Postversand. Dank Verschl\u00fcsselung und Zertifizierung sind digitale Signaturen, je nach Einsatzfall, sogar sicherer als handschriftliche Signaturen auf Papier (Beweislastumkehr).<\/p>\n\n\n\n Die Bedingungen des Vertrags treten in Kraft und die Leistungen werden erbracht. Unternehmen monitoren die Umsetzung und Einhaltung des Vertrags. Gegebenenfalls werden \u00c4nderungen und Anpassungen des Vertrags vereinbart.<\/p>\n\n\n\n Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)<\/a> dienen als zentrale Ablage f\u00fcr Vertr\u00e4ge und vereinfachen die Verwaltung, zum Beispiel durch Verschlagwortung und Benachrichtigung zu Fristen. Contract Analysis Tools erm\u00f6glichen, Daten aus Vertr\u00e4gen zu extrahieren und \u00fcber umfassende Auswertungen Chancen zur Gesch\u00e4ftsentwicklung zu erkennen. <\/p>\n\n\n\n Der Vertrag wird aufgel\u00f6st oder erreicht das Ende seiner Laufzeit. Die Vertragsdokumente werden nach geltendem Recht archiviert. <\/p>\n\n\n\n Die rechtssichere Archivierung ist eine Funktion von DMS. Dokumente werden aus dem operativen System entfernt, um Rechenkapazit\u00e4ten zu schonen, und sicher und durchsuchbar in kosteneffizienten Archivsystemen gespeichert. <\/p>\n\n\n\n W\u00e4hrend es f\u00fcr die Verwaltung und Archivierung von Rechtsdokumenten, die Recherche von Quellen und die Erstellung von Vertragsvorlagen seit Langem digitale L\u00f6sungen gibt, konnte die eigentliche Vertragspr\u00fcfung bisher kaum beschleunigt werden. Der Abgleich von Alt- und Neuvertr\u00e4gen, die Compliance-Pr\u00fcfung mit internen Regularien, braucht die Expertise von Juristen. Automatisierte Vertragspr\u00fcfung verspricht, das Nadel\u00f6hr der Produktivit\u00e4t zu \u00f6ffnen. <\/p>\n\n\n\n Vorteile automatisierter Vertragspr\u00fcfung<\/strong><\/p>\n\n\n\n Der Markt f\u00fcr automatisierte Vertragspr\u00fcfung w\u00e4chst. Um die Qualit\u00e4t der Anwendungen einzusch\u00e4tzen, muss man die unterschiedlichen Funktionsweisen der Tools verstehen. Denn die Leistungsf\u00e4higkeit der klassischen automatisierten Vertragspr\u00fcfung unterscheidet sich deutlich von den M\u00f6glichkeiten KI-basierter Tools. <\/p>\n\n\n\n Ohne auf die individuellen Arbeitsweisen einzelner Tools einzugehen, funktioniert klassische automatisierte Vertragspr\u00fcfung nach folgendem Prinzip: <\/p>\n\n\n\n Da die klassische automatisierte Vertragspr\u00fcfung auf festen Regeln\/Algorithmen basiert, ist sie fehleranf\u00e4llig. Sobald Vertragspassagen anders formuliert sind als definiert, werden Abweichungen oder \u00dcbereinstimmungen nicht erkannt. Die Unterst\u00fctzung durch solche Tools kann in einfachen Vertragsf\u00e4llen die Pr\u00fcfung durch einen Juristen vorbereiten, erh\u00f6ht in vielen F\u00e4llen jedoch das Risiko von Fehlern. <\/p>\n\n\n\n Anders als klassische Vertragspr\u00fcfungstools arbeiten KI-basierte Anwendungen mit selbstlernenden Algorithmen. <\/p>\n\n\n\n Anwender geben der Software R\u00fcckmeldung, wo sie Textpassagen falsch erkannt hat. \u00dcber die Zeit wird die Pr\u00fcfqualit\u00e4t der KI-Anwendung so besser und besser. Das Manko: Das Training nimmt viel Zeit in Anspruch und ist kostspielig. \u00c4hnlich funktioniert vortrainierte k\u00fcnstliche Intelligenz. Haben Unternehmen bereits eine gro\u00dfe Zahl an Vertr\u00e4gen in der Art, wie sie auch zuk\u00fcnftig gepr\u00fcft werden sollen, kann die KI vortrainiert werden. Das reduziert den Trainingsaufwand f\u00fcr Unternehmen, kostet jedoch und in den meisten F\u00e4llen ist kein ausreichend gro\u00dfer Datenbestand vorhanden, um ein verl\u00e4ssliches Training durchzuf\u00fchren. Zudem ist diese Art fehleranf\u00e4llig, da neue Formulierungen oder Vertragsbestandteile, die nicht im Training ber\u00fccksichtigt wurden, nicht erkannt werden.<\/p>\n\n\n\n Die Alternative ist k\u00fcnstliche Intelligenz, die Texte auf Bedeutungsebene versteht. Diese semantischen Algorithmen m\u00fcssen nicht trainiert werden. Sie lesen Dokumente \u00e4hnlich wie Menschen und k\u00f6nnen Abweichungen und \u00dcbereinstimmungen auch bei v\u00f6llig anders formulierten Textpassagen erkennen. <\/p>\n\n\n\n Ein Beispiel f\u00fcr eine automatisierte Vertragspr\u00fcfung dieser Kategorie ist semantha\u00ae. Die Anwendung bietet eine hohe Pr\u00fcfgenauigkeit, da sie Texte auf Bedeutungsebene versteht. Dadurch ist ein Vergleich von unterschiedlichen Formulierungen ohne Training m\u00f6glich. Gleichzeitig minimiert sie das Risiko von Fehlern, indem sie konsequent einen Human-in-the-Loop-Ansatz verfolgt: Rechtsprofis und k\u00fcnstliche Intelligenz arbeiten Hand in Hand. So werden die St\u00e4rken von Mensch und Maschine kombiniert. <\/p>\n\n\n\nL\u00f6sungsbaustein: Legal Tech<\/h2>\n\n\n\n
Was ist Legal Tech? <\/h3>\n\n\n\n
Die 5 Phasen des Vertragslebenszyklus<\/h2>\n\n\n\n
1. Initiation<\/h3>\n\n\n\n
2. Verhandlung<\/h3>\n\n\n\n
3. Abschluss<\/h3>\n\n\n\n
4. Umsetzung & \u00dcberwachung<\/h3>\n\n\n\n
5. Beendigung<\/h3>\n\n\n\n
Legal Tech Use Case: Automatisierte Vertragspr\u00fcfung<\/h2>\n\n\n\n
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Wie funktioniert klassische automatisierte Vertragspr\u00fcfung?<\/h2>\n\n\n\n
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Wie gut arbeitet KI-basierte automatisierte Vertragspr\u00fcfung? <\/h2>\n\n\n\n