Dokumentenmanagement: Vorteile von DMS und Zukunftstrends
Schnell, ortsunabhängig und möglichst automatisiert – so sollen Unternehmensprozesse heute sein. Digitale Dokumentenmanagement-Anwendungen schaffen die Basis für Prozesseffizienz. Sie sind jedoch mehr als ein Kostensenker. Sie verbessern Kundenzufriedenheit, Zusammenarbeit und Geschäftskontinuität und haben sich damit zu einer strategischen Notwendigkeit entwickelt.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement-Systemen, wo liegen ihre Grenzen und was sind neue Trends? Ein Überblick.
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
DMS vs. ECM vs. CMS
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement: Vorteile, die für sich sprechen
Welche Software ist die richtige für Ihr Unternehmen?
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement
Fazit
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Jeden Tag werden in Unternehmen neue Dokumente erzeugt und empfangen, in analoger und digitaler Form. Schnell entsteht ein Geflecht aus physischen Ablagen, Sharepoints und lokalen digitalen Speichern. Damit Mitarbeiter jederzeit schnell benötigte Dokumente in ihrer aktuellen Fassung finden, können Unternehmen Dokumentenmanagement Software, oder Englisch Document Management Systems (DMS), einsetzen.
Als DMS werden digitale Anwendungen bezeichnet, mit denen sich der gesamten Lebenszyklus eines Dokuments managen lässt. Physische Dokumente werden zunächst digitalisiert, um anschließend mit anderen digitalen Dokumenten strukturiert gespeichert, auffindbar gemacht und später rechtskonform archiviert zu werden.
Obwohl viele Unternehmen die Notwendigkeit eines digitalen Dokumentenmanagements sehen und ein DMS in der einen oder anderen Form nutzen, schöpfen viele die technologischen Möglichkeiten nicht aus.
76% der deutschen Unternehmen nutzen ein digitales Dokumentenmanagement (Digital Office Index 2021, Bitkom)
DMS vs. ECM vs. CMS
Die Begriffe Document Management System und Enterprise Content Management System (ECM) werden in Deutschland meist synonym verwendet. Streng genommen, umfassen ECM-Systeme aber mehr Funktionen, zum Beispiel zur Workflow-Optimierung. Sie verwalten auch nicht ausschließlich Dokumente, sondern sämtliche Unternehmensinhalte, wie beispielsweise E-Mails, Datenbanken, Videos und Bilder. Ein DMS kann als Teilbereich eines ECM betrachtet werden.
Ein Content-Management-System (CMS) hat dagegen keine Überschneidung mit einem DMS. Nutzer können über CMS Inhalte für Websites und andere digitale Kanäle veröffentlichen.
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement?
Traditionell bildet Dokumentenmanagement Software fünf Kernfunktionen ab: Sie unterstützen die Erfassung, Indexierung, Verteilung und Archivierung sowie Löschung.
Erfassung
Liegen die Dokumente digital vor, werden sie automatisch vom DMS erfasst. Physische Dokumente können von einer automatischen Dokumentenerkennung via künstliche Intelligenz oder Optical Character Recognition (OCR) erfasst und in das DMS übertragen werden.
Indexierung
Die erfassten Dokumente werden vom System indexiert, um die spätere Auffindbarkeit zu vereinfachen. Unternehmen entscheiden, welche Kriterien und Schlagworte sie für die Indexierung verwenden möchten. Inwieweit manuelle und automatische Indexierungen zum Einsatz kommen, unterscheidet sich je nach Software.
Verteilung
Moderne Dokumentenmanagement Software verteilt neue Dokumente automatisch an relevante Teams und integriert die Dateien in bestehende Workflows. Je nach Konfiguration werden automatisch Alerts gegeben und weitere Bearbeitungsschritte angestoßen.
Archivierung
Dokumente, die nicht mehr im Unternehmensalltag benötigt werden, lassen sich im Dokumentenmanagement-System rechtskonform archivieren. Sind die Regeln einmal konfiguriert, findet die Archivierung automatisch statt, sodass die operativen IT-Systeme entlastet werden.
Löschung
Nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungspflichten können Dokumente über das DMS einfach und rechtssicher gelöscht werden.
Dokumentenmanagement: Vorteile, die für sich sprechen
Dokumentenmanagement-Systeme sind eine Investition, die sich mittel- und langfristig auszahlt – vor allem, wenn Unternehmen nicht nur Dokumente, sondern sämtlichen Content in einer zentralen Plattform (ECM) erfassen.
Effiziente Zusammenarbeit
Als Cloud-Anwendungen sind diese Dokumente von überall abrufbar – aus dem Homeoffice genauso wie vom Geschäftsstandort in Südamerika. Echtzeit-Synchronisation und Suchfunktionen beschleunigen den Informationsfluss, minimieren Abstimmungen und verkürzen Bearbeitungszeiten.
Compliance und Datensicherheit
Integrierte Berechtigungssysteme ermöglichen es, den Zugriff auf Dokumente und ihre Verteilung detailliert zu steuern. Über Audit Trails können Compliance-Verantwortliche leicht nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann auf welche Dokumente zugegriffen hat. Die zentrale Verwaltung in einer einzigen Plattform erleichtert es nicht nur, Compliance-Standards einzuhalten, sondern auch IT-Sicherheitsmaßnahmen zu optimieren.
Höhere Kundenzufriedenheit
Das digitale Dokumentenmanagement kann zu einer Automatisierung von Workflows beitragen. Im Support und Service können Kundenanfragen schneller bearbeitet werden, wenn Anfragen automatisch richtig zugestellt und Informationen schnell auffindbar sind.
Hohe Kostenersparnis
Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement Systems bietet viele Kostenvorteile. Als Cloud-Lösung minimieren die Anwendungen den Wartungsaufwand durch die eigene IT. Gleichzeitig steigt die Produktivität der Mitarbeiter durch Workflow-Automatisierungen und schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten. Der manuelle Aufwand für die rechtskonforme Speicherung und Archivierung sinkt ebenfalls, um nur einige Beispiele zu nennen.
Welche Software ist die richtige für Ihr Unternehmen?
An Auswahl von DMS mangelt es nicht. Neben bekannten Software-Größen wie Microsoft und Adobe gibt es eine Reihe spezialisierter und etablierter Anbieter. Pauschal lässt sich keine Software-Empfehlung aussprechen. Um zielgerichtet Angebote zu sondieren, empfiehlt es sich eine Anforderungsliste zu erstellen:
Welche Funktionen sind ein Must-have? Welche Integrationen müssen möglich sein? Welche Service-Leistungen wird erwartet? Welche Preisrange ist akzeptabel?
Stellen Sie die für Sie wichtigen Faktoren zusammen, priorisieren Sie Ihre Anforderungen und verschaffen Sie sich einen Überblick über Stärken und Schwächen der einzelnen Anwendungen.
Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement
Die technologischen Möglichkeiten haben sich in den vergangenen drei Jahren enorm weiterentwickelt. Systeme, die noch nicht auf künstliche Intelligenz setzen, sollten skeptisch beäugt werden.
Ein großes Manko klassischer DMS ist ihre Suchfunktion.
Die Anwendungen arbeiten mit Verschlagwortung und einer exakten Suche. Das heißt: Wenn ein HR-Mitarbeiter die CVs der Angestellten nach bestimmten Schlüsselqualifikationen durchsuchen möchte, um eine Projektstelle zu besetzen, muss er das exakte Wording des Dokuments treffen, damit der Mitarbeiter gelistet wird. Wenn ein Mitarbeiter in seinem CV von „Supply Chain“ schreibt, der Personaler aber nach „Lieferketten“ sucht, wird das Profil nicht angezeigt. Hierfür müssten fortgeschrittene KI-Algorithmen in die Anwendung integriert sein.
Ein anderer Nachteil klassischer DMS: die beschränkte Automatisierung.
Da DMS die Dokumente nicht auf Inhaltsebene verstehen, können sie Dokumente nur nach Typ oder Schlagworten erkennen und manuelle Bearbeitung nur sehr begrenzt ersetzen. Gerade im Kundensupport wiederholen sich Fragen allerdings und Antworten könnten standardisiert erstellt und automatisch versandt werden. Dazu muss jedoch eine KI in das Dokumentenmanagement integriert sein, die die Dokumente ähnlich verlässlich wie ein Mensch „versteht“. Denn Kunden formulieren ihre Anfragen ganz unterschiedlich und klassische DMS können die Inhalte nicht verlässlich einschätzen.
Unsere Empfehlung ist daher: Prüfen Sie neue Anwendungen auf KI Features und modernisieren Sie bestehende Dokumentenmanagement-Systeme mit KI-Erweiterungen.
Fazit
Jedes Unternehmen managt seit jeher seine Dokumente. Irgendwie. Die Zeit, in der einfache Ablagesysteme akzeptabel waren, ist allerdings vorbei. In der agilen, Remote-First-Arbeitswelt können es sich Unternehmen nicht leisten, auf die Vorteile digitaler Unterstützung zu verzichten. Nicht im Marketing, nicht in der Produktentwicklung und auch nicht beim Dokumentenmanagement.
Weitere Faktoren, warum Unternehmen derzeit verstärkt in DMS investieren: Die Entwicklung hin zum papierlosen Büro, steigende Compliance-Anforderungen und Automatisierungsvorteile. Fortune Business Insight prognostiziert ein Wachstum des Markts für Dokumentenmanagement Systeme von 5,55 Milliarden US-Dollar 2022 auf 16,42 Milliarden US-Dollar 2029.
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Bild: AdobeStock / vegefox.com
