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Immer einen Schritt voraus: HELLA setzt auf KI-Plattform zur bereichsübergreifenden intelligenten Textanalyse

HELLA ist ein global aufgestellter Automobilzulieferer mit rund 36.000 Beschäftigten an mehr als 125 Standorten in rund 35 Ländern. Das Unternehmen ist auf innovative Lichtsysteme und Fahrzeugelektronik spezialisiert und als einer der Technologieführer seit mehr als hundert Jahren in der Automobilindustrie etabliert. Im Segment Special Applications entwickelt, fertigt und vertreibt HELLA außerdem Produkte für Spezialfahrzeuge. Darüber hinaus arbeitet HELLA mit Industriepartnern zusammen, beispielsweise in Joint Ventures und offenen Kooperationen, und stärkt mit dieser bewährten Netzwerkstrategie das Unternehmensprofil.

Unzählige Formulierungen für ein und dieselbe Thematik

Pro Jahr entwickelt und produziert HELLA eine Vielzahl von Produkten für die Automobilindustrie. Für jedes Produkt werden Lastenhefte an das Unternehmen herangetragen mit mehreren 100 Seiten und weit mehr als 1000 Einzelanforderungen, die geprüft werden müssen. Dabei werden die Spezifikationen bzw. Kundenanforderungen auch bei ähnlichen Themen immer wieder unterschiedlich formuliert. Dies führt bei der Bewertung der Kundenanforderungen zu hohen Aufwänden durch erfahrene Experten. Hinzu kommt die Problematik, dass innerhalb eines Lastenheftes die Anforderungen an Expertengruppen “Specialist Groups” zur Bearbeitung verteilt werden müssen. 

Abgleich von Vertragswerken

Basis für die langfristige Zusammenarbeit der HELLA mit ihren Kunden sind zahlreiche Rahmenverträge, die die Beauftragung von neuen Projekten erleichtern sollen. Denn dank dieser Verträge müssen die grundsätzlichen Bedingungen nicht für jedes Projekt neu verhandelt werden. Trotzdem werden zu jedem Projekt in der Regel neue Einzelverträge geschlossen. Da diese Vertragswerke im Einzelnen auch wieder dutzende Seiten umfassen können und ihre Bedingungen mit den bereits verhandelten Rahmenvereinbarungen übereinstimmen müssen, kommt es hier zu einem hohen Aufwand der beteiligten Fachabteilungen, denn bis dato war hier eine händische Prüfung jedes einzelnen Dokuments notwendig. 

Hinweis: Der durchschnittliche Leser benötigt für das Lesen einer DIN-A4-Seite ca. 2 Minuten, bei 150 Seiten sind das 5h reine Lesezeit.

Die Aufgabe: Vorhandenes Wissen nutzen und trotzdem flexibel für Neues

Für die beiden Hauptanwendungen muss eine flexible Lösung entwickelt werden, die weder spezifische Trainingsdaten pro Anwendungsfall benötigt, noch nur auf exakte Worte oder Formulierungen bei der Prüfung der Dokumente “reagiert“. Zudem sollte die vorhandene Datenbasis beibehalten werden, um den vorhandenen Bearbeitungsablauf – der grundlegend digital abläuft und schon etabliert ist – nicht zu verändern, sondern zu vereinfachen und so die Fachabteilungen zu entlasten. Bei HELLA müssen viele verschiedene Aufgaben (zum Beispiel Vergleich mit vorherigen Versionen, Zuordnung von Fachexperten und Kommentierung durch diese) bei der Bearbeitung von Dokumenten durchgeführt werden. Daher wurde zunächst geprüft, ob es eine so umfassende oder flexible Lösung am Markt gibt oder eine Individualentwicklung nötig werden würde. HELLA arbeitet mit vielen unterschiedlichen Kundentemplates, was die fast alle am Markt erhältlichen Lösungen scheitern ließ, da diese meist nur mit wenigen starren oder selbst definierten Templates zurechtkommen.

Requirements Analyse: Eine individuelle Lösung mit jeglicher Option für die Zukunft

Nach einer ausgiebigen Marktrecherche nach möglichen Textanalyse-Tools wurde deutlich, dass eine fertige Softwarelösung hier nur bedingt helfen kann – zu individuell sind die Prozesse und zu unterschiedlich die geplanten Einsatzgebiete. Dies führte dazu, dass sich HELLA für eine individuelle Anbindung der vorhandenen IT-Systeme an die semantische Plattform semantha®, mit einer individuellen Weboberfläche für die Fachabteilungen, entschied. Durch die Template-Unabhängigkeit in Kombination mit einer semantischen Textanalyse, wie es semantha® bietet, war der perfekte Weg für HELLA geboren.

Im ersten Schritt wurde eine Webanwendung umgesetzt mit Anbindung an die semantische Plattform semantha®. In deren Library wurden zu Beginn des Projekts alle bereits bearbeiteten Lastenhefte bzw. die darin enthaltenen Einzelanforderungen importiert – inklusive der Information, ob diese in der Vergangenheit akzeptiert oder abgelehnt wurden und welche „Specialist Group“ diese bearbeitet hat.

Neue Lastenhefte von Kunden werden nun mittels semantha® abgeglichen und automatisiert den jeweiligen Expertengruppen zur Bearbeitung zugewiesen. 

“Durch die Vorbearbeitung durch semantha® können wir unseren Kunden um einiges schneller Feedback geben. Die sich wiederholenden Prozesse wurden dadurch minimiert und unsere Experten müssen sich nur noch um die Kernthemen kümmern, bei denen der Mensch deutlich überlegen ist.”

Tim Martikke, Sales Contract Management bei HELLA.

Vertragscheck: Integration in Sharepoint

Parallel zur Unterstützung der Requirements Analyse wurde eine Integration in Microsoft Sharepoint realisiert, die ebenfalls auf eine semantha®-Library zugreift – in diesem Fall jedoch direkt über die REST-API. In der Library sind Klauseln und bereits unterzeichnete Framework Agreements (Rahmenverträge) abgelegt. Neue Verträge werden nun mit den bereits vorhandenen abgeglichen: gibt es Klauseln, die gleich geblieben sind? Welche Inhalte haben sich geändert? Was fehlt – was kam hinzu? Neue projektspezifische Vereinbarungen, die verhandelt werden müssen, werden hiermit ebenfalls geprüft. Geplant ist zudem, die Abweichungen zum jeweiligen Rahmenvertrag explizit zu ermitteln und auf einen Blick darzustellen. 

Da sich der Mehrwert solch einer digitalen Vertragsprüfung als enorm hoch herausstellte, wurde sie als zentraler Service eingeführt. Dieser wird nun in verschiedenen Arbeitsabläufen des Vertriebs für die Prüfung von kommerziellen Vertragsdokumenten mit semantha® eingesetzt – und das aufbauend auf den bestehenden Prozessen mit Sharepoint.

“Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von semantha® waren uns zu Beginn der Partnerschaft nicht bewusst. Erst im laufenden Betrieb wurde uns allen verdeutlicht, wie viel wir doch jeden Tag mit ‘Text’ zu tun haben und wie viel Zeit wir täglich investieren müssen, um diesen zu bearbeiten.”

Katharina Gierse Sales Contract Management bei HELLA

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Microsoft Sharepoint sind eingetragene Markennamen.

Ein Auszug unserer Kunden

Im Vergleich zu anderen KIs, ist die CO2-Bilanz von semantha® um ein vielfaches besser.

Das FORBES Magazin beschreibt uns mit den Worten "Hirn mit künstlicher Intelligenz".