Automatisierte Vertragsprüfung: Wertschöpfungsbooster für das gesamte Unternehmen

Verträge sind die Schlagader eines Unternehmens. Verzögerungen bei Vertragsunterzeichnungen wirken sich direkt auf den Umsatz aus. Das Nadelöhr der Produktivität: die Rechtsabteilungen. Volatile Marktverhältnisse, komplexe Geschäftsbeziehungen und Rechtsgrundlagen erhöhen die Arbeitsbelastung. Ein Lösungsansatz, um Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, sind Legal Tech und automatisierte Vertragsprüfung. 

Wir geben einen Überblick, welche Software in welchen Vertragsprozessen effektiv unterstützen kann, wie Anwender eine hohe Qualität bei Vertragsprüfungstools sicherstellen und wie Rechtsabteilungen ihre Zukunftsfähigkeit verbessern.

Goldene 20er? Herausforderungen im Vertragsmanagement 

Mehr als 9% Umsatz verlieren Unternehmen im Durchschnitt aufgrund von langsamen Prozessen in ihrem Vertragsmanagement. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Verbands World Commerce and Contracting. Die wirtschaftlichen Auswirkungen langsamer Vertragsprozesse schwanken, je nach Branche und Unternehmensgröße. Wer aber in einer Rechtsabteilung arbeitet, wird bestätigen können: Vertragsmanagement ist zeitintensiv, weil es mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist.    

Laut einer EY-Studie wird die Arbeitsbelastung in den kommenden Jahren um durchschnittlich 25% steigen, ohne dass die personelle Besetzung aufgestockt wird. Dass die Investitionen für Technologie in die Höhe schießen, ist nur eine logische Folge. 70% der Unternehmen haben zwar eine Technologie-Strategie für ihr Vertragsmanagement erarbeitet, allerdings fehlen 99 die Daten und technologische Basis, um effektive Veränderungen umzusetzen. 

Lösungsbaustein: Legal Tech

Legal Tech ist ein Buzzword, das in keiner Diskussion um effizientere Prozesse in Rechtsabteilungen fehlt. 

Was ist Legal Tech? 

Legal Tech bezeichnet alle digitalen Anwendungen, die speziell dafür entwickelt wurden, juristische Tätigkeiten zu beschleunigen, die Effektivität juristischer Unterstützung zu verbessern und Menschen den Zugang zu juristischen Dienstleistungen zu vereinfachen. 

Das Spektrum an Legal Tech ist groß und reicht von einfachen regelbasierten Anwendungen wie Dokumentenmanagement-Systemen für Kanzleien bis zu Legal Tech KI, d.h. Tools, die Arbeitsprozesse mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisieren.

Im Vertragsmanagement kann Legal Tech in sämtlichen Phasen des Vertragslebenszyklus eingesetzt werden, von der Vertragsprüfung bis zur Dokumentenarchivierung. 

Die 5 Phasen des Vertragslebenszyklus

Welche Lebensphasen ein Vertrag durchläuft, variiert je nach Vertragstyp. Einzelne Phasen können übersprungen werden und auch die Reihenfolge der Phasen ist nicht generalisierbar. Grundsätzlich lassen sich jedoch fünf Phasen im Vertragsmanagement unterscheiden. Mit zahlreichen Ansatzpunkten für digitale Unterstützung.

1. Initiation

In dieser Phase wird entschieden, dass ein Vertrag geschlossen werden soll, zum Beispiel weil ein Produkt verkauft oder eine Geschäftspartnerschaft eingegangen wird. 

Über Anwendungen zur Dokumentenautomatisierung können Juristen auf standardisierte Vertragsvorlagen zurückgreifen, die die Entwurfserstellung beschleunigen. Andere Lösungen bieten Add-Ins für Texteditoren, damit Anwender direkt aus dem Vertragsdokument heraus in juristischen Datenbanken recherchieren können. 

2. Verhandlung

In dieser Phase werden die Bedingungen des Vertrags ausgehandelt, einschließlich des Preises, der Leistungen und der Haftung. Mitarbeiter prüfen Vertragsentwürfe und -vorlagen.

Cloud-basierte Software-Lösungen können den Prozess vereinfachen, indem die verschiedenen Parteien direkt in einem zentralen Dokument Änderungswünsche und Kommentare an diskussionswürdigen Passagen hinterlassen.

3. Abschluss

Der Vertrag wird unterzeichnet und beide Vertragsparteien tauschen die notwendigen Dokumente und Unterlagen aus.

Anwendungen für digitale Signaturen machen Vor-Ort-Termine überflüssig und verkürzen Wartezeit durch den Postversand. Dank Verschlüsselung und Zertifizierung sind digitale Signaturen, je nach Einsatzfall, sogar sicherer als handschriftliche Signaturen auf Papier (Beweislastumkehr).

4. Umsetzung & Überwachung

Die Bedingungen des Vertrags treten in Kraft und die Leistungen werden erbracht. Unternehmen monitoren die Umsetzung und Einhaltung des Vertrags. Gegebenenfalls werden Änderungen und Anpassungen des Vertrags vereinbart.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) dienen als zentrale Ablage für Verträge und vereinfachen die Verwaltung, zum Beispiel durch Verschlagwortung und Benachrichtigung zu Fristen. Contract Analysis Tools ermöglichen, Daten aus Verträgen zu extrahieren und über umfassende Auswertungen Chancen zur Geschäftsentwicklung zu erkennen. 

5. Beendigung

Der Vertrag wird aufgelöst oder erreicht das Ende seiner Laufzeit. Die Vertragsdokumente werden nach geltendem Recht archiviert. 

Die rechtssichere Archivierung ist eine Funktion von DMS. Dokumente werden aus dem operativen System entfernt, um Rechenkapazitäten zu schonen, und sicher und durchsuchbar in kosteneffizienten Archivsystemen gespeichert. 

Legal Tech Use Case: Automatisierte Vertragsprüfung

Während es für die Verwaltung und Archivierung von Rechtsdokumenten, die Recherche von Quellen und die Erstellung von Vertragsvorlagen seit Langem digitale Lösungen gibt, konnte die eigentliche Vertragsprüfung bisher kaum beschleunigt werden. Der Abgleich von Alt- und Neuverträgen, die Compliance-Prüfung mit internen Regularien, braucht die Expertise von Juristen. Automatisierte Vertragsprüfung verspricht, das Nadelöhr der Produktivität zu öffnen. 

Vorteile automatisierter Vertragsprüfung

• Massive Beschleunigung der Vertragsprüfung 
• Weniger Fehler durch Unkonzentriertheit 
• Gleichbleibende Prüfqualität 
• Prüfung durch Fachbereichsmitarbeiter möglich

Der Markt für automatisierte Vertragsprüfung wächst. Um die Qualität der Anwendungen einzuschätzen, muss man die unterschiedlichen Funktionsweisen der Tools verstehen. Denn die Leistungsfähigkeit der klassischen automatisierten Vertragsprüfung unterscheidet sich deutlich von den Möglichkeiten KI-basierter Tools. 

Wie funktioniert klassische automatisierte Vertragsprüfung?

Ohne auf die individuellen Arbeitsweisen einzelner Tools einzugehen, funktioniert klassische automatisierte Vertragsprüfung nach folgendem Prinzip: 

1. Der Vertrag wird in das System eingegeben, entweder als Textdokument oder als Scan eines Papierdokuments.
2. Das System arbeitet auf Basis festgelegter Regeln oder Algorithmen und durchsucht den Vertrag so nach bestimmten Klauseln oder Sprachmustern. 
3. Anschließend führt das System zuvor definierte Aktionen aus, markiert unter anderem Übereinstimmungen oder Abweichungen oder erstellt einen Bericht. Wird eine Freitextsuche angeboten, findet sie Inhalte ausschließlich bei 100% Wortübereinstimmung. 

Da die klassische automatisierte Vertragsprüfung auf festen Regeln/Algorithmen basiert, ist sie fehleranfällig. Sobald Vertragspassagen anders formuliert sind als definiert, werden Abweichungen oder Übereinstimmungen nicht erkannt. Die Unterstützung durch solche Tools kann in einfachen Vertragsfällen die Prüfung durch einen Juristen vorbereiten, erhöht in vielen Fällen jedoch das Risiko von Fehlern. 

Wie gut arbeitet KI-basierte automatisierte Vertragsprüfung? 

Anders als klassische Vertragsprüfungstools arbeiten KI-basierte Anwendungen mit selbstlernenden Algorithmen. 

Anwender geben der Software Rückmeldung, wo sie Textpassagen falsch erkannt hat. Über die Zeit wird die Prüfqualität der KI-Anwendung so besser und besser. Das Manko: Das Training nimmt viel Zeit in Anspruch und ist kostspielig. Ähnlich funktioniert vortrainierte künstliche Intelligenz. Haben Unternehmen bereits eine große Zahl an Verträgen in der Art, wie sie auch zukünftig geprüft werden sollen, kann die KI vortrainiert werden. Das reduziert den Trainingsaufwand für Unternehmen, kostet jedoch und in den meisten Fällen ist kein ausreichend großer Datenbestand vorhanden, um ein verlässliches Training durchzuführen. Zudem ist diese Art fehleranfällig, da neue Formulierungen oder Vertragsbestandteile, die nicht im Training berücksichtigt wurden, nicht erkannt werden.

Die Alternative ist künstliche Intelligenz, die Texte auf Bedeutungsebene versteht. Diese semantischen Algorithmen müssen nicht trainiert werden. Sie lesen Dokumente ähnlich wie Menschen und können Abweichungen und Übereinstimmungen auch bei völlig anders formulierten Textpassagen erkennen. 

Ein Beispiel für eine automatisierte Vertragsprüfung dieser Kategorie ist semantha®. Die Anwendung bietet eine hohe Prüfgenauigkeit, da sie Texte auf Bedeutungsebene versteht. Dadurch ist ein Vergleich von unterschiedlichen Formulierungen ohne Training möglich. Gleichzeitig minimiert sie das Risiko von Fehlern, indem sie konsequent einen Human-in-the-Loop-Ansatz verfolgt: Rechtsprofis und künstliche Intelligenz arbeiten Hand in Hand. So werden die Stärken von Mensch und Maschine kombiniert. 

Mehr Infos zu semantha für die Vertragsprüfung 

Die Zukunft der (automatisierten) Vertragsprüfung 

Legal Tech ist im Begriff, die Art und Weise, wie Rechtsabteilungen arbeiten, grundlegend zu transformieren. Die Investitionen in Tools zum Vertragsmanagement werden in den kommenden Jahren deutlich zunehmend. Aus reiner Notwendigkeit. 

Während in anderen Unternehmensbereichen Automatisierung bereits Selbstverständlichkeit ist, nimmt die Automatisierung von juristischen Tätigkeiten erst langsam Fahrt auf. Doch mit der rasanten Entwicklung von künstlicher Intelligenz können mittlerweile auch anspruchsvolle Aufgaben unterstützt werden, für die bisher menschliches Urteilsvermögen notwendig war. 

Unter Juristen wird die Entwicklung durchaus kritisch gesehen. Verständlicherweise. Doch es ist diese Sorge, ersetzbar zu werden und Arbeitsplätze an KI zu verlieren, die die digitale Transformation von Rechtsabteilungen behindert. 

Statt KI als Konkurrenz zu betrachten, sollten Juristen die smarten Tools als das sehen, was sie sind: Werkzeuge, deren Wert von der Art und Weise ihrer Verwendung abhängt. Sicher ist, dass sich die Aufgaben von Juristen durch die Verbreitung von Legal Tech KI verändern werden, sicher ist aber auch, dass diese Tools immer mehr zur Voraussetzung werden, um wettbewerbsfähige Effizienz zu erreichen. 

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