Automatisierung des Posteingangs: Stadt Heilbronn lässt Zusendungen mittels KI verarbeiten

Die Verwaltung der Stadt Heilbronn plant ihren Posteingang mittels intelligenter Automatisierung zu beschleunigen. Alle Einsendungen sollen digitalisiert und mithilfe von semantha^® direkt auf dem richtigen Schreibtisch landen.

Verwaltungsapparate haben ein Problem 

600 externe Briefe kommen bei der Poststelle der Stadt Heilbronn täglich an. Die meisten Anfragen fordern eine zeitnahe Reaktion auf ihr Anliegen. Die Zusendungen müssen gesichtet und der richtigen Abteilung zugeordnet werden. Das kostet Zeit und täglich wächst der Berg an Briefen weiter an. Nicht selten dauert es mehrere Tage, bis die Einsendungen auf dem richtigen Schreibtisch der 48 Organisationseinheiten landet und schließlich bearbeitet werden kann.

Anbindung an verwaltungseigene Cloud

Die Stadt Heilbronn hat dieses Problem erkannt und arbeitet kontinuierlich an der Digitalisierung und der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe. Seit ein paar Wochen arbeitet die Stadtverwaltung an einer Lösung, bei der die eingehenden Briefe gescannt und auf der internen Cloud abgelegt werden. Bei der verwendeten Cloud handelt es sich um eine datenschutzkonforme Nextcloud-Instanz, die von der Stadt selbst verwaltet und administriert wird. Mittels Zeichenerkennung (OCR) werden die Briefe anschließend lesbar gemacht.

semantha^® setzt genau an diesem Punkt an: Der Eingangsordner der Cloud wird gescannt, semantha^® liest neben der Empfängeradresse und des Betreffs auch den Inhalt des Dokuments und versteht diesen – unabhängig der Formulierung. Anschließend wird das Dokument in den Posteingangs-Ordner der zuständigen Abteilung verschoben. Was vorher bis zu mehrere Tage gedauert hat, geht nun in Sekunden. Die Abteilungen haben keinerlei technischen Mehraufwand. Dank des optimierten Arbeitsablaufs arbeiten die Abteilung lediglich in dem für sie bestimmten Ordner auf der Cloud. Eine Zeitersparnis von mitunter zwei Arbeitsstunden pro Tag und das für jede Organisationseinheit.

Ohne große Vorlaufzeit konnte diese Lösung in einem zweitägigen Workshop mit der Stadt Heilbronn umgesetzt und implementiert werden. Dabei wurden die entsprechenden Workflows definiert und gebaut.

„Uns ist bewusst, dass die Menschen, die sich an die Stadt wenden, gerne zeitnah eine Antwort auf Ihr Anliegen erhalten. Nach heutigem Stand nimmt die Auslieferung der Eingangspost in die im ganzen Stadtgebiet verteilten Lokationen im ungünstigsten Fall mehrere Tage in Anspruch. Von semantha^® erwarten wir über die deutlich verkürzten Zustellungslaufzeiten hinaus eine enorme Zeitersparnis durch das Kategorisieren und Vorsortieren der eingehenden Schreiben. Durch die verschiedenen Kategorien können Schreiben ohne händische Vorsortierung direkt den bearbeitenden Stellen zugeordnet werden. Eine weitere händische Sortierung in der Organisationseinheit muss nicht mehr erfolgen. Somit können wir nicht nur den Zustellprozess immens beschleunigen. Durch die Automatisierung können wir in den Organisationseinheiten Ressourcen für die Erledigung anderer Aufgaben freistellen.“

Jörg Diebel, Personal- und Organisationsamt der Stadt Heilbronn

Notiz:
Die Anbindung von semantha^® ist auch ohne Probleme zum Beispiel an Microsoft SharePoint, Google Workspace, diverse andere Cloud-Lösungen oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) möglich. Prinzipiell kann jegliche Software-Lösung mit Schnittstelle mittels unserer REST-API angebunden werden. Mehr Informationen: für Entwickler.