Skip to main content

Compliance Management: Methoden, Tools und Trends

Ohne ein solides Compliance-Management kommt heute kein Unternehmen mehr aus. Während immer mehr Organisationen die Bedeutung für den Geschäftserfolg erkennen, nutzen viele noch veraltete Systeme und Tools. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über essenzielle Elemente eines modernen Compliance-Managements, aktuelle Herausforderungen und zukunftsfähige (digitale) Lösungsansätze. 

Was erwartet dich im Artikel? 

Was ist Compliance Management?

Der englische Begriff Compliance lässt sich mit Regelkonformität im Deutschen übersetzen. Compliance Management beschreibt damit alle Prozesse und Werkzeuge, mit denen Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien sicherstellen. Welche Vorgaben zwingend und sinnvoll sind, hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie Unternehmensgröße, Rechtsform und Branche.

Zu einem effektiven Compliance Management gehören die Kommunikation eingeführter Prozesse und Regeln, regelmäßige Audits und Anpassungen sowie konsequente Sanktionen von Verstößen.  

Warum Compliance Management?

Halten sich Geschäftsführung und Mitarbeiter an Compliance-Regeln, minimieren Unternehmen ihr Haftungsrisiko: Sie reduzieren nicht nur das Risiko von Rechtsverstößen, sondern dürfen im Fall eines Verstoßes auch mit einer geringeren Strafe rechnen. Der Bundesgerichtshof (Urteil vom 9. Mai 2017 – 1 StR 265/16) hat entscheiden, dass Gerichte das Vorhandensein eines wirksamen Compliance-Management-Systems bei ihrer Urteilsfindung strafmildernd berücksichtigen können. 

Nicht nur Rechtsverstöße, auch ethisch fragwürdige Wirtschaftspraktiken bergen, wenn sie bekannt werden, das Risiko von Reputationsschäden. Ein Compliance Management schützt. Es hat aber nicht nur defensiven Charakter. 

Ein etabliertes Compliance Management kann zusätzlich ein Wettbewerbsvorteil sein, da vor allem öffentliche Auftraggeber den Nachweis von Compliance-Management-Standards zur Geschäftsbedingung machen.  

Herausforderungen in der Corporate Compliance

Der Job von Compliance Managern ist in den letzten Jahren anspruchsvoller geworden. Viele herausfordernde Entwicklungen treffen im Compliance Management zusammen und ergeben eine explosive Mischung. 

  1. Die Digitalisierung verändert und beschleunigt die Wirtschaft massiv. Damit zieht auch das Tempo von Gesetzesänderungen an. Um rechtliche Risiken zu vermeiden, müssen Unternehmen ihre Compliance-Regeln häufiger prüfen und anpassen. 
  2. Die globalisierte Wirtschaft bietet Unternehmen enormes Wachstumspotenzial, erhöht aber auch die Komplexität von Organisationen. Wenn neue Tochtergesellschaften integriert oder Geschäftszweige ausgegründet werden sollen, sind umfassende juristische Prüfungen notwendig und müssen detaillierte Vertragswerke erstellt werden.
  3. Unternehmen spüren zunehmend den Fachkräftemangel im Compliance Management. Laut Deloitte-Studie The Future of Compliance 2021 gehört fehlendes Personal zu den aktuellen Top-3-Herausforderungen.

Aufbau eines Compliance-Management-Systems

Wie ein Unternehmen seine Compliance sicherstellt, ist ihm grundsätzlich freigestellt. Es gibt verschiedene internationale (Management-)Standards für die Einrichtung von Compliance-Management-Systemen.

Wer als Nachweis seiner Compliance eine Zertifizierung anstrebt, kann sich zum Beispiel nach der ISO 37301 richten, die Vorgaben zu Zielen, Strukturen und Prozessen macht. 

Ein erster wichtiger konzeptioneller Schritt in der Ausarbeitung eines Compliance-Management-Systems ist die Analyse von Compliance-Risiken und die Ermittlung des Status quo. Anschließend werden Regelwerke erarbeitet oder konsolidiert, Prozesse eingerichtet und Verantwortliche benannt. 

Der Weg zu einem wirksamen Compliance-Management 

  1. Risikoanalyse
  2. Statusanalyse
  3. Erstellung von Compliance-Regelwerken 
  4. Benennung von Compliance-Beauftragten und Themenverantwortlichen
  5. Implementierung von Prozessen und Systemen im Unternehmen
  6. Steuerung und Kontrolle der Compliance-Prozesse 

Herzstück: Compliance-Regeln 

Das Compliance Management deckt im optimalen Fall alle Unternehmensbereiche ab und definiert spezifische Maßnahmen, um Risiken zu erkennen, Verstöße zu verhindern und zu ahnden. Hierzu bietet es sich an, verschiedene Regelwerke zu erstellen. 

Ob ein umfassender Code of Conduct erstellt wird oder verschiedene thematische Richtlinien verfasst werden, ist abhängig von der individuellen Unternehmenssituation. Entscheidend ist in jedem Fall, dass die Verhaltensstandards den Mitarbeitern kommuniziert werden und, wo notwendig, Schulungen stattfinden. 

Compliance-Verantwortliche sollten regelmäßig prüfen, ob die Richtlinien wegen Veränderungen im Unternehmen oder neuer rechtlicher Vorgaben überarbeitet werden müssen.

5 typische Themen für Compliance-Richtlinien 

  1. Verhaltenskodex: Die Richtlinie informiert über grundlegende Verhaltensstandards für Mitarbeitende, zum Beispiel zum Umgang mit Interessenkonflikten, Spenden, Geschenken und Unternehmenseigentum.
  2. Richtlinie zur Gleichberechtigung: Die Regeln dienen dem Schutz der Mitarbeitenden gegen jede Art von Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz und haben das Ziel, Diversität zu fördern.
  3. Richtlinie zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz: Das Dokument beschreibt, wie das Unternehmen seinen Pflichten in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden nachkommt und klärt Mitarbeitende über ihre Rechte und Pflichten auf. 
  4. Richtlinie zur Nutzung von Social Media und Internet: Das Dokument legt fest, was Mitarbeitende bei der Verwendung der betrieblichen IT-Infrastruktur zu beachten haben und welche Informationen sie im Internet veröffentlichen dürfen. Dabei müssen die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers auf Meinungsfreiheit mit den Interessen des Arbeitgebers ausbalanciert werden.
  5. Datenschutz: Die Richtlinie regelt, wie das Unternehmen mit personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden umgeht und wie Mitarbeitende mit personenbezogenen Kundendaten umgehen müssen, um den geltenden Datenschutzvorschriften zu entsprechen. 

Compliance Software: Features und Grenzen klassischer Tools  

Es erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit, um die Corporate Compliance aufrechtzuerhalten. Unternehmen sind auf leistungsstarke digitale Tools angewiesen, wenn sie die Kosten in Grenzen halten und die Effizienz ihres Compliance Managements wettbewerbsfähig halten möchten. Die Digitalisierung nennen Compliance-Verantwortliche im Deloitte Compliance-Report 2021 als zentrales Zukunftsthema für die kommenden Jahre. 

Traditionelle Compliance Software kann Manager unterstützen, Workflows zu zentralisieren und so mehr Transparenz und Effizienz in die Risiko-Analyse und das Monitoring von compliance-relevanten Prozessen zu bringen. 

Typische Funktionen von Compliance Software: 

  • Risikomanagement
  • Audit Management 
  • Policy Management 
  • Workflow Management 
  • Reporting 

Ein zentraler Risikofaktor für die Compliance liegt im Vertragsmanagement. Wenn Vereinbarungen mit neuen Geschäftspartnern geschlossen werden, müssen diese auf ihre Regelkonformität geprüft werden. Bei Unternehmenszukäufen müssen Juristen bestehende Richtlinien aufeinander abstimmen. Die Vertrags- und Dokumentenprüfungen kosten enorm viel Zeit. Die oft knapp besetzte Rechtsabteilung wird so zur Bremse für das Wachstum und den Erfolg. Hier kann Legal Tech Abhilfe schaffen.

Mit Legal Tech können Unternehmen die Prüfprozesse abkürzen und diese Wachstumsbremse lösen. Ein wichtiger Bereich sind Vertragsprüfungstools. 

Vertragsprüfungssoftware ist mittlerweile in der Lage, mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) Dokumente abzugleichen und inhaltliche Übereinstimmungen und Abweichungen anzuzeigen. Der Jurist kann seine Prüfung dann auf von der Anwendung als problematisch oder auffällig erkannte Textpassagen konzentrieren. 

Die Qualität der am Markt erhältlichen KI-Lösungen für Compliance-Prüfungen schwankt allerdings erheblich: Viele Anwendungen müssen aufwändig trainiert werden, was die Kosten in die Höhe treibt. Andere Anwendungen arbeiten mit einer vortrainierten KI. In beiden Fällen sind die Ergebnisse jedoch nicht optimal: Werden Inhalte in einem Dokument auf andere Art formuliert, als im Begriffset der Anwendung hinterlegt, wird die inhaltliche Übereinstimmung von den Lösungen nicht erkannt. 

Hier können nur semantische KI-Anwendungen Abhilfe schaffen. Sie verstehen die Dokumente auf Bedeutungsebene und bieten Unternehmen daher beides: ein hohes Prüftempo und eine hohe Verlässlichkeit der Ergebnisse. Hunderte Vertragsseiten in wenigen Minuten auf Compliance überprüfen? Mit KI-Anwendungen wie semantha® wird das Standard. Eine andere Stärke der semantischen KI im Vergleich zu anderen Vertragsprüfungstools: Sie lässt sich für viele verschiedene Use Cases einsetzen. 

Du möchtest die einzigartige KI an eigenen Dokumenten testen? Vereinbare ein Meeting mit uns: CTA

Bild: Adobe Stock /  Looker_Studio

Kunden vertrauen uns 

Finde heraus, wie unsere Kunden mit Hilfe von semantha effizienter arbeiten. Zu den success stories.